高效PPT是怎样炼成的

作者: cnpim CNPIM 2014年05月15日

同样事情,不同的人,可能有不同的方式完成,所需时间的花费、效率也不尽相同。每天从微博上都接收到PPTer关于PPT制作的各种吐槽,通宵达旦做PPT,把所有私人时间、精力都费尽, 还是没有把PPT完成。PPT制作效率如此之低,有没有想过,提升一下PPT制作的效率呢?今天学员@曹将PPTao给各位带来“高效PPT是怎样炼成的”的分享,希望对大家有用!

大家好,我是曹将PPTao,对!又是我。

今天有机会能在这里与大家交流一下做PPT的心得。我给这个分享取了个看起来像广告的题目:高效PPT是怎样炼成的。?

第一部分:引子

首先想问大家几个问题:

  1. 一个20来页的PPT一般要花多少时间?
  2. 时间分配是不是这样的?
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  3. 你改一个PPT最多是多少次?

心中默默思考这几个答案,然后请根据我说的故事进行反思。

第二部分:理发的启示

PPT在某种程度上也算是创意活,按理说花多少时间要看天时地利人和等各种因素,没有真正的捷径可走。但是,如果我们能适当调整一下时间安排,或许可以让自己走得更顺畅一点。

在具体阐释之前,我们先聊聊理发吧,是的,理发。

想必大家(特别是男生)一般一两个月都会去一次理发店吧。理发师傅在理发的时候一般是怎么操作的呢?

  1. 先根据我们的要求整体修正出大概摸样;
  2. 对特定的部分进行精细化加工;
  3. 洗洗吹吹,做最后的修剪。

如果他从一开始就对某一部分进行精修,那效率——大家应该能想象。

这块有一个神图,论发型的重要性

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轻松之后,引申到PPT的制作,大家有没有什么启发??

简单来说就是:不要一蹴而就,而要步步为营!

第一遍:在特定的模版里将内容放进去(70分及格水平即可)。60%的时间。

第二遍:对重点内容进行精修(90分水平)。40%的时间。

用一张图来解释:

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那么,这样做到底有怎样的好处呢?

第一,保证整体水平。

避免因为后期时间不多导致的虎头蛇尾。

第二,制作更有效率。

特别是如果时间还比较充分,那就分两天进行:第一天完成第一步,一些遗留问题记在心里;第二天进行修改的时候会发现各种新鲜想法呼之欲出。

第三部分:PPT制作八步法

在《PPT炼成记》(果然,植入广告来了)里,基于这个基础的逻辑,我将PPT的制作过程扩充为了8步,在这里与大家分享一下:

第一步:提取内容。

将原材料另存文档,以免之后改动太大忘了最初的逻辑拖到。

之后在文档上进行以下操作:

  1. 将要放入PPT的内容标
  2. 适当总结段落大意;
  3. 标明层次关系。

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第二步:搭建骨架。

在纸上(或思维导图软件)上画出该文章的逻辑图,掌握全局框架。有力的骨架可以帮助我们理清讲稿的思路,让整个展示逻辑清晰。

特别是在大型PPT(比如60页以上)的制作中,0 (3)

此方法的优势异常明显。

第三步:制作母版。

一个基本的PPT母版需要解决三个问题:

  1. 文字内容,这里包括字体、字号、行距、缩进
  2. 配色方案
  3. 版式设计

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第四步:制作导航页。

导航页包括目录页和转场页,它能快速将PPT模块化。

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第五步:制作“基本”内容页。

将大概的内容“放”入PPT,不强求设计,不丑就好。

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第六步:制作封面和封底。

刚开始学做PPT时,很多人容易陷入这样一种情况:对封面的方案总是不满意,不断地修改,时间过去了,最后还没有一个满意的方案。之后因为时间被耗在了开头,其余内容质量也受影响。所以,而将封面放到最后,心态上胸有成竹,行动上也就更易一鼓作气。

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第七步:精细化加功能。

到目前为止,一个及格版的PPT已经成形。如果还有时间,可以对内容进行精细化加工:图形化,用图像表示文字信息;加动画,让内容呈现层次分明;小部件,页面排版多样化。

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第八步:PPT完成后相关事宜。

PPT完成并不代表操作结束,一些疏忽可能会毁掉几个小时甚至几天的心血。完成PPT后请注意是否有做到:

  1. 内容审查:有无错别字,逻辑是否清晰。字体嵌入:保证字体在别人电脑上能看到。
  2. 兼容性检查:该PPT是哪个版本,能否在其他电脑上播放。
  3. 备份:另存一份保存到云盘(比如微云、百度云)或者邮箱,以免U盘中病毒文件出问题而影响汇报。

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第四部分:该方法的延伸

其实,这个方法不只可以运用于PPT的制作,也可以套用到我们平时的写作、报告中去,比如我写《PPT炼成记》这本书的时候就深有体会:

与出版社签订合同之前,需要提交一份样章。写这部分的时候异常痛苦:因为每一部分都想要最好,所以经常卡在一个地方不能继续下去,这样的结果就是越写越焦虑。之后写正式章节的时候进行了改变,第一稿的时候就一直往前冲,不要管太多质量,把想说的说清楚。然后腾出一天来修改。这时候心理状态完全不同:进可攻高分,退可守及格。反而会有新的灵感和想法产生。

最后,我们总结一下今天的分享:将PPT的制作分为多步进行,先完成基础,再进行提升。

如果你觉得还意犹未尽,可以继续看看曹将的其他作品:出彩的PPT是怎样炼成的

本文来自秋叶老师的微信公众平台,版权归秋叶所有。

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